Intelligent Document Processing (IDP): Was ist IDP?

Intelligent Document Processing (IDP) ist die automatische Verarbeitung von Dokumenten mit KI: Das System erkennt, um welches Dokument es sich handelt, liest die wichtigen Angaben aus, prüft sie und übergibt sie an Ihre Software.

In vielen Betrieben tippt jemand täglich Angaben aus Rechnungen, Lieferscheinen oder Formularen ab. Das kostet Zeit und führt zu Tippfehlern. IDP übernimmt diese Arbeit weitgehend. Der Mensch kümmert sich nur noch um die Fälle, bei denen das System unsicher ist.

Woher der Begriff stammt

Der Begriff setzt sich aus „Intelligent“, „Document“ und „Processing“ zusammen, also intelligente Dokumentenverarbeitung. Er hat sich als Name für eine ganze Gruppe von Software durchgesetzt, die Texterkennung mit maschinellem Lernen verbindet.

AWS definiert IDP so: „Intelligent document processing (IDP) automates the process of manual data entry from paper-based documents.“ Übersetzt: IDP automatisiert die manuelle Dateneingabe aus Papierdokumenten. Heute betrifft das genauso PDF-Dateien und E-Mail-Anhänge. Große Anbieter wie Microsoft, Google und AWS haben eigene IDP-Dienste, daneben gibt es viele spezialisierte Lösungen.

Was IDP genau tut

AWS beschreibt den Ablauf in mehreren Schritten. Vereinfacht sind es vier:

Einordnen: Das System erkennt, ob es eine Rechnung, eine Bestellung oder ein Vertrag ist.
Auslesen: Es findet die gesuchten Angaben, etwa Datum, Betrag, Lieferant oder Positionen.
Prüfen: Es gleicht die Angaben mit Regeln oder vorhandenen Daten ab, etwa ob der Lieferant bekannt ist und die Summe stimmt.
Weitergeben: Es übergibt die Daten an Buchhaltung, Warenwirtschaft oder CRM.

Für häufige Dokumente wie Rechnungen und Kassenbons gibt es fertige Modelle. Microsoft schreibt, dass sich damit Dokumentenverarbeitung ohne eigenes Training einbauen lässt. Für eigene Formulare werden Modelle mit beschrifteten Beispielen trainiert. Zunehmend übernehmen auch Sprachmodelle das Auslesen, oft in Verbindung mit Structured Output.

Abgrenzung zu ähnlichen Begriffen

OCR (Texterkennung): OCR wandelt ein Bild von Text in maschinenlesbaren Text um. IDP nutzt OCR als Baustein, versteht aber zusätzlich, welche Angabe wofür steht.

Robotic Process Automation (RPA): RPA-Programme klicken sich nach festen Regeln durch Software. Sie können Daten weiterreichen, aber unstrukturierte Dokumente kaum verstehen. IDP liefert ihnen die Daten.

Retrieval Augmented Generation: RAG macht Dokumente für Fragen und Antworten nutzbar. IDP holt einzelne Angaben heraus, um sie in andere Systeme zu übertragen.

Was das für Ihr Unternehmen bedeutet

IDP lohnt sich, wenn bei Ihnen regelmäßig viele ähnliche Dokumente anfallen. Typische Fälle:

Eingangsrechnungen erfassen und für die Buchhaltung vorbereiten
Bestellungen aus E-Mails und PDF-Dateien in die Warenwirtschaft übernehmen
Anträge oder Formulare auslesen und auf Vollständigkeit prüfen

Wichtig ist ein sauberer Prüfweg: Unsichere Angaben gehen an einen Menschen, siehe Human in the Loop. Wie wir solche Abläufe aufbauen, zeigen wir auf der Seite zur Dokumentenverarbeitung.

Grenzen dessen, was man sicher weiß

Angaben der Anbieter zur Erkennungsgenauigkeit beziehen sich auf ihre Testdokumente. Wie gut ein System mit Ihren Dokumenten zurechtkommt, mit Ihren Lieferanten, Ihrer Scanqualität und Ihren Sonderfällen, zeigt nur ein Test mit echten Beispielen.

Auch ob ein klassisches IDP-System oder ein Sprachmodell besser geeignet ist, lässt sich nicht allgemein sagen. Sprachmodelle sind flexibler bei neuen Formaten, klassische Modelle gelten bei immer gleichen Formularen oft als verlässlicher.

Häufig gestellte Fragen

Ist IDP dasselbe wie Texterkennung (OCR)?

Nein. OCR macht aus einem Bild lesbaren Text. IDP nutzt OCR als einen Baustein und geht weiter: Es erkennt die Dokumentart, findet die gesuchten Angaben, prüft sie und gibt sie an andere Programme weiter.

Welche Dokumente eignen sich für IDP?

Am besten Dokumente, die häufig vorkommen und ähnliche Angaben enthalten: Rechnungen, Lieferscheine, Bestellungen, Formulare, Anträge. Auch handschriftliche oder schlecht gescannte Unterlagen sind möglich, die Fehlerquote steigt dann aber.

Muss danach noch ein Mensch prüfen?

Meist ja, zumindest bei unsicheren Fällen. Gute Systeme geben an, wie sicher sie sich bei jedem Feld sind. Unsichere Angaben landen bei einem Menschen zur Kontrolle, sichere laufen automatisch durch.

Intelligent Document Processing (IDP)