Intelligent Document Processing
Dokumente intelligent verarbeiten mit KI
Rechnungen, Verträge, PDFs und Formulare: Statt Abtippen und Sortieren erhalten Sie strukturierte Daten direkt in Ihren Systemen. Schneller, genauer und rund um die Uhr.
Was Sie bekommen
- Analyse Ihrer Dokumentenlandschaft
- Extraktionslogik für Ihre Dokumenttypen
- Training und Tests mit echten Dokumenten
- Anbindung an Buchhaltung, ERP oder CRM
- Prüfstufe für kritische Datenfelder
In den meisten Unternehmen kommen täglich Dutzende oder Hunderte Dokumente an. Mitarbeiter lesen, sortieren, tippen ab und leiten weiter. Das kostet Zeit, verursacht Fehler und bindet Fachkräfte an Routine. Intelligente Dokumentenverarbeitung erkennt Dokumenttypen automatisch, extrahiert die relevanten Daten und übergibt sie über eine saubere KI-Integration an Buchhaltung, ERP oder CRM.
- 1–2 Wo.
- bis ein erster Prototyp mit Ihren Dokumenten läuft
- 4
- Dokumentarten: Rechnungen, Verträge, Formulare, Anhänge
- 1
- Prüfstufe für kritische Felder, bevor Daten weiterfließen
Leistungen
Was wir automatisieren
Keine Standardlösung von der Stange: Die Verarbeitung wird auf Ihre Dokumenttypen und Abläufe zugeschnitten.
Rechnungsverarbeitung
Beträge, Absender, Rechnungsnummern und Fälligkeiten extrahieren und direkt an Buchhaltung oder ERP übergeben. Die KI erkennt auch unterschiedliche Layouts und lernt kontinuierlich dazu.
Vertragsanalyse
Laufzeiten, Kündigungsfristen, Vertragspartner, Konditionen und Klauseln als strukturierte Zusammenfassung, statt jeden Vertrag von Hand zu lesen.
Formularerkennung
Anträge, Bestellformulare, Fragebögen oder Schadensmeldungen, digital oder handschriftlich: Felder, Checkboxen und Freitext werden zu verwertbaren Datensätzen.
E-Mail-Anhänge
Bestellungen, Reklamationen, Angebote und Lieferscheine aus dem Postfach automatisch erkennen, auslesen und weiterleiten. Besonders stark zusammen mit E-Mail-Automatisierung.
Ablauf
So führen wir KI-Dokumentenverarbeitung ein
- 1
Dokumenttypen analysieren
Welche Dokumente, welche Formate, welche Abläufe? Wir starten dort, wo der Nutzen am größten ist.
- 2
Extraktionsregeln festlegen
Gemeinsam definieren wir, welche Daten aus welchem Dokument gebraucht werden, nachvollziehbar und bedarfsgerecht.
- 3
Trainieren & testen
Mit Ihren echten Dokumenten. Über mehrere Runden steigt die Genauigkeit, bis sie Ihren Anforderungen entspricht.
- 4
Integration & Go-Live
Anbindung per API, Schnittstelle oder Dateiaustausch, Testphase im Echtbetrieb und Einweisung Ihres Teams.
Mehr als OCR
Klassische Texterkennung (OCR) liest Buchstaben. Intelligente Dokumentenverarbeitung versteht Zusammenhänge: Ist dieser Betrag die Gesamtsumme oder ein Einzelposten? Ist das Dokument eine Rechnung, ein Lieferschein oder eine Mahnung? Erst Klassifizierung, Extraktion und Kontext machen aus einem Scan verwertbare Daten.
Sprachmodelle wie GPT, Claude oder Gemini verstehen Dokumentstrukturen heute auf einem Niveau, das vor wenigen Jahren Konzernen mit Millionenbudgets vorbehalten war. Damit wird die Technik erstmals auch für kleine und mittlere Unternehmen wirtschaftlich.
Für wen sich das lohnt
Die Faustregel: Wenn Mitarbeiter regelmäßig Daten aus Dokumenten abtippen, lohnt sich die Automatisierung. Ein Händler mit 200 Rechnungen am Tag reduziert die Erfassung auf wenige Minuten Kontrolle. Eine Kanzlei findet relevante Klauseln in Sekunden. Entscheidend ist nicht die Unternehmensgröße, sondern Volumen und Wiederholbarkeit.
Datenschutz und Preis
Was kostet KI-Dokumentenverarbeitung?
Datenschutz
- Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO klären wir vor dem Start
- Hosting in der EU, wo möglich
- Sie entscheiden, welche Daten die KI sieht
- Jede Lösung lässt sich jederzeit anhalten
Preis
120 € je Stunde
Vor Ort 150 € je Stunde. Netto, zzgl. USt.
Nach dem Erstgespräch erhalten Sie eine Schätzung in Stunden. Abgerechnet wird der tatsächliche Aufwand. Laufende Modellkosten abhängig vom Dokumentenvolumen. Die Stunden schätzen wir nach dem kostenlosen Erstgespräch vorab ein.
So rechnen wir ab ›Fragen
Häufige Fragen zur Dokumentenverarbeitung
Welche Dokumente können automatisch verarbeitet werden?
Alle strukturierten und teilstrukturierten Dokumente: Rechnungen, Lieferscheine, Verträge, Formulare, Bestellungen, Angebote, E-Mail-Anhänge, gescannte Briefe und PDFs jeder Art. Auch Handschrift lässt sich mit moderner Texterkennung erfassen.
Wie genau arbeitet die KI?
Die Genauigkeit hängt von Dokumentenqualität und Standardisierung ab. Bei klar strukturierten Rechnungen ist sie sehr hoch, bei Handschrift oder schlechten Scans niedriger. Wir messen sie im Test mit Ihren echten Dokumenten, bevor das System live geht. Für kritische Felder bauen wir eine menschliche Prüfstufe ein, damit Fehler vor der Weiterverarbeitung abgefangen werden.
Wie wird der Datenschutz sichergestellt?
Je nach Anforderung verarbeiten wir lokal ohne Cloud, bei DSGVO-konformen europäischen Anbietern oder mit selbst gehosteten Modellen. Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie es die Verarbeitung erfordert.
Wie lange dauert die Umsetzung?
Ein erster Prototyp steht meist nach ein bis zwei Wochen. Die vollständige Integration inklusive Tests, Feintuning und Schulung dauert vier bis acht Wochen. Erste Ergebnisse sehen Sie nach wenigen Tagen.
Lässt sich die Lösung in bestehende Software integrieren?
Ja, über APIs und Schnittstellen in praktisch jede Software: ERP, Buchhaltung, CRM oder Dokumentenmanagement. SAP, DATEV, Lexware, sevDesk, HubSpot oder Microsoft 365 lassen sich anbinden.
Was passiert, wenn die KI einen Fehler macht?
Bei kritischen Daten wie Rechnungsbeträgen oder Vertragslaufzeiten prüft ein Mensch die Ergebnisse. Das System lernt dazu, die Fehlerrate sinkt. Ziel ist nicht, Menschen zu ersetzen, sondern ihnen den größten Teil der Routine abzunehmen.
Bereit für weniger Papierkram?
Wir analysieren Ihre Dokumentenprozesse und zeigen, wie viel Zeit Sie mit KI sparen können.