Posteingang auf Autopilot
E-Mail-Automatisierung mit KI
Von der Sortierung eingehender Nachrichten über automatische Antworten bis zu mehrstufigen Follow-ups: Wir befreien Ihr Team von der Routine im Posteingang.
Was Sie bekommen
- Analyse Ihrer E-Mail-Prozesse
- Klassifizierung mit eigenen Kategorien
- Antwortvorlagen und Follow-up-Sequenzen
- Anbindung an CRM oder Helpdesk
- 30 Tage Optimierung nach Go-Live
E-Mails sind das Rückgrat der Geschäftskommunikation und gleichzeitig einer der größten Zeitfresser. Viele Aufgaben im Postfach folgen klaren Mustern: lesen, sortieren, weiterleiten, beantworten. Genau hier setzt intelligente E-Mail-Automatisierung an. Sie erkennt diese Muster und übernimmt die Routine, zuverlässig und rund um die Uhr. Oft ist sie der Einstieg in eine umfassende Workflow-Automatisierung.
- 28 %
- der Arbeitswoche entfallen auf E-Mails (McKinsey Global Institute, 2012)
- 1–3 Wo.
- bis Klassifizierung und Follow-ups produktiv laufen
- 24/7
- Eingangsbestätigung und Sortierung, auch nachts
Leistungen
Bausteine der E-Mail-Automatisierung
Einzeln oder im Zusammenspiel, je nachdem, wo bei Ihnen der größte Hebel liegt.
Eingangs-Klassifizierung
Anfragen, Beschwerden, Bestellungen und interne Nachrichten werden nach Thema, Dringlichkeit und Absender erkannt und landen sofort beim richtigen Ansprechpartner.
Automatische Antworten
Fragen zu Öffnungszeiten, Preisen, Lieferstatus oder Verfügbarkeit beantwortet die KI in Sekunden, personalisiert und auf Basis Ihrer Vorlagen und Wissensdatenbank.
Follow-up-Workflows
Mehrstufige Sequenzen sorgen dafür, dass kein Lead verloren geht. Angebunden an Ihr CRM, reagieren sie dynamisch auf das Verhalten des Empfängers.
Newsletter & Kampagnen
Segmentierte Newsletter, Willkommensserien, Reaktivierung und Warenkorb-Erinnerungen. Die KI optimiert Betreffzeilen, Versandzeitpunkte und Inhalte.
Ablauf
So läuft eine E-Mail-Automatisierung ab
- 1
Bestandsaufnahme
Welche E-Mails erhalten Sie, wie werden sie bearbeitet, wo entstehen Engpässe?
- 2
Workflow-Design
Klare Entscheidungspunkte und Eskalationsstufen. Sie sehen vorab, welche E-Mail wie verarbeitet wird.
- 3
Umsetzung & Training
Die Klassifizierung wird mit Ihren realen E-Mails feinjustiert, bis die Trefferquote stimmt. Parallel führen wir Ihr Team ein.
- 4
Go-Live & Optimierung
Nach einer Testphase geht das System live. Wir überwachen die ersten Wochen aktiv und optimieren anhand echter Daten.
Vom Eingang bis zur Aktion
Ein E-Mail-Workflow beschreibt den Weg einer Nachricht durch Ihr Unternehmen: Eingang, Klassifizierung, Zuweisung, Verarbeitung, Antwort, Archivierung. Jeder Schritt lässt sich automatisieren. Die Kunst liegt in den Entscheidungspunkten: Wo darf die KI selbst handeln, wo braucht es einen Menschen?
Eine E-Mail mit dem Wort „Rechnung“ kann eine Zahlungsaufforderung sein, eine Frage zur letzten Rechnung oder eine Bitte um Korrektur. Ein Schlüsselwortfilter erkennt den Unterschied nicht, ein Sprachmodell schon. Anhänge wie Rechnungen oder Bestellungen verarbeiten wir mit unserer Dokumentenverarbeitung gleich mit.
Für wen sich E-Mail-Automatisierung lohnt
Besonders profitieren Unternehmen, die täglich mehr als 50 E-Mails manuell bearbeiten, einen Kundenservice mit wiederkehrenden Anfragen betreiben oder Vertriebsprozesse mit vielen Kontaktpunkten haben. Ob Handwerksbetrieb mit Anfragen über die Website, Onlineshop mit hohem Bestellaufkommen oder Kanzlei mit umfangreicher Korrespondenz: Schon Klassifizierung plus Antwortvorlagen halbieren oft den täglichen Aufwand.
Datenschutz und Preis
Was kostet E-Mail-Automatisierung?
Datenschutz
- Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO klären wir vor dem Start
- Hosting in der EU, wo möglich
- Sie entscheiden, welche Daten die KI sieht
- Jede Lösung lässt sich jederzeit anhalten
Preis
120 € je Stunde
Vor Ort 150 € je Stunde. Netto, zzgl. USt.
Nach dem Erstgespräch erhalten Sie eine Schätzung in Stunden. Abgerechnet wird der tatsächliche Aufwand. Laufende Kosten für Modelle und Plattformen meist 20 bis 100 EUR im Monat. Die Stunden schätzen wir nach dem kostenlosen Erstgespräch vorab ein.
So rechnen wir ab ›Fragen
Häufige Fragen zur E-Mail-Automatisierung
Was kostet E-Mail-Automatisierung?
Der Aufwand hängt davon ab, wie viele E-Mail-Prozesse automatisiert werden und welche Systeme angebunden werden. Im kostenlosen Erstgespräch klären wir den Umfang und schätzen die Stunden vorab ein. Abgerechnet wird nach Aufwand mit 120 EUR je Stunde zzgl. USt.
Welche E-Mail-Systeme lassen sich automatisieren?
Alle gängigen: Gmail, Outlook und Microsoft 365, IMAP-Postfächer sowie Plattformen wie HubSpot, Mailchimp oder Brevo. Die Anbindung erfolgt über APIs oder Integrationsplattformen, passend zu Ihrer vorhandenen Infrastruktur.
Wie funktioniert die KI-Klassifizierung?
Ein Sprachmodell analysiert Betreff, Text, Anhänge und Absender und ordnet die E-Mail einer frei definierbaren Kategorie zu, etwa Bestellung, Beschwerde, Rechnungsfrage oder Terminwunsch. Anders als ein Schlüsselwortfilter versteht die KI den Kontext.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Einfache Workflows wie Weiterleitungen oder Eingangsbestätigungen sind in wenigen Stunden eingerichtet. Systeme mit KI-Klassifizierung, CRM-Anbindung und mehrstufigen Follow-ups brauchen je nach Umfang ein bis drei Wochen.
Werden meine E-Mails von der KI gelesen?
Die Modelle können lokal oder auf europäischen Servern laufen, sodass keine Inhalte an Dritte gelangen. Für sensible Branchen wie Recht oder Medizin setzen wir auf On-Premise-Lösungen, bei denen Ihre Daten das Unternehmensnetz nicht verlassen.
Was passiert, wenn die KI eine E-Mail falsch zuordnet?
Ist sich die KI unsicher, markiert sie die E-Mail zur manuellen Prüfung. Durch dieses Feedback wird die Klassifizierung stetig besser.
Bereit, Ihren Posteingang zu entlasten?
Wir finden heraus, welche E-Mail-Prozesse sich bei Ihnen am schnellsten automatisieren lassen.